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Documento de Word en hoja de cálculo de Excel: ¿es posible tal truco?

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Hay situaciones en las que el texto o las tablas escritas en Microsoft Word deben convertirse a Excel. Desafortunadamente, Word no proporciona herramientas integradas para tales transformaciones. Pero, al mismo tiempo, hay varias formas de convertir archivos en esta dirección. Veamos cómo hacer esto.

Método 1: copiar datos

Si simplemente copia datos de un documento de Word a Excel, el contenido del nuevo documento no se verá muy presentable. Cada párrafo se colocará en una celda separada. Por lo tanto, después de copiar el texto, debe trabajar en la estructura misma de su ubicación en la hoja de cálculo de Excel. Otro problema es copiar tablas.

  1. Seleccione el texto deseado o el texto completo en Microsoft Word. Hacemos clic derecho, lo que abre el menú contextual. Seleccionar elemento "Copiar". En lugar de usar el menú contextual, después de seleccionar el texto, puede hacer clic en el botón "Copiar"que se coloca en la pestaña "Inicio" en la caja de herramientas "Portapapeles". Otra opción es seleccionar una combinación de teclas en el teclado después de seleccionar texto Ctrl + C.

Abre el programa Microsoft Excel. Hacemos clic aproximadamente en ese lugar en una hoja donde vamos a insertar el texto. Haga clic derecho en el menú contextual. En él, en el bloque "Parámetros de inserción", seleccione el valor "Mantener formato original".

Además, en lugar de estas acciones, puede hacer clic en el botón Pegar, que se encuentra en el borde izquierdo de la cinta. Otra opción es presionar la combinación de teclas Ctrl + V.

Como puede ver, el texto se inserta, pero, como se mencionó anteriormente, tiene una apariencia impresentable.

Para que tome la forma que necesitamos, expandimos las celdas al ancho requerido. Si es necesario, formatee adicionalmente.

Método 2: copia avanzada de datos

Hay otra forma de convertir datos de Word a Excel. Por supuesto, es mucho más complicado que la versión anterior, pero al mismo tiempo, dicha transferencia suele ser más correcta.

    Abre el archivo en Word. Estar en la pestaña "Casa"haga clic en el icono "Mostrar todas las señales", que se coloca en la cinta en el cuadro de herramientas de párrafo. En lugar de estas acciones, simplemente puede presionar una combinación de teclas Ctrl + *.

Ir a la pestaña Archivo.

Seleccionar elemento Guardar como.

Se abre una ventana para guardar el archivo. En parámetro Tipo de archivo seleccione valor "Texto sin formato". Haga clic en el botón "Guardar".

En la ventana de conversión de archivos que se abre, no necesita realizar ningún cambio. Solo presiona el botón Ok.

Abra el programa Excel en la pestaña Archivo. Seleccionar elemento "Abierto".

En la ventana "Abrir un documento" en el parámetro de archivos abiertos, establezca el valor "Todos los archivos". Seleccione el archivo que se guardó anteriormente en Word, como texto sin formato. Haga clic en el botón "Abierto".

Se abre el Asistente de importación de texto. Especificar el formato de datos "Delimitado". Haga clic en el botón "Siguiente".

En parámetro "El carácter separador es" indicar el valor Coma. Desmarca todos los demás elementos si están disponibles. Haga clic en el botón "Siguiente".

En la última ventana, seleccione el formato de datos. Si tiene texto plano, se recomienda elegir un formato "General" (establecido por defecto) o "Texto". Haga clic en el botón Hecho.

  • Como puede ver, ahora cada párrafo se inserta no en una celda separada, como en el método anterior, sino en una línea separada. Ahora necesita expandir estas líneas para que no se pierdan palabras individuales. Después de eso, puede formatear las celdas a su discreción.
  • Sobre el mismo esquema, puede copiar la tabla de Word a Excel. Los matices de este procedimiento se describen en una lección separada.

    Método 3: usar aplicaciones de conversión

    Otra forma de convertir documentos de Word a Excel es usar aplicaciones especializadas para convertir datos. Uno de los más convenientes es el programa Abex Excel to Word Converter.

      Abre la utilidad. Haga clic en el botón "Agregar archivos".

    En la ventana que se abre, seleccione el archivo a convertir. Haga clic en el botón "Abierto".

  • En bloque "Seleccionar formato de salida" elija uno de los tres formatos de Excel:
    • xls
    • xlsx
    • xlsm.

    En el bloque de ajustes "Configuración de salida" elija el lugar donde se convertirá el archivo.

  • Cuando se indiquen todas las configuraciones, haga clic en el botón "Convertir".
  • Después de esto, se lleva a cabo el procedimiento de conversión. Ahora puede abrir el archivo en Excel y continuar trabajando con él.

    Método 4: Convertir utilizando servicios en línea

    Si no desea instalar software adicional en su PC, puede utilizar servicios en línea especializados para convertir archivos. Uno de los convertidores en línea más convenientes en la dirección de Word - Excel es el recurso Convertio.

    1. Vamos al sitio web de Convertio y seleccionamos los archivos para la conversión. Esto se puede hacer de las siguientes maneras:
      • Seleccionar de la computadora,
      • Arrastre desde una ventana abierta del Explorador de Windows
      • Descargar desde Dropbox,
      • Descargar desde Google Drive,
      • Descargar desde el enlace.

    Después de cargar el archivo fuente en el sitio, seleccione el formato para guardar. Para hacer esto, haga clic en la lista desplegable a la izquierda de la inscripción. "Preparado". Ir al punto "Documento", y luego seleccione el formato xls o xlsx.

    Haga clic en el botón Convertir.

  • Después de completar la conversión, haga clic en el botón Descargar.
  • Después de eso, el documento en formato Excel se descargará a su computadora.

    Como puede ver, hay varias formas de convertir archivos de Word a Excel. Cuando se utilizan programas especializados o convertidores en línea, la transformación se realiza con solo unos pocos clics. Al mismo tiempo, copia manual, aunque lleva más tiempo, pero le permite formatear el archivo con la mayor precisión posible según sus necesidades.

    Gracias al autor, comparte el artículo en las redes sociales.

    Eliminar párrafos adicionales

    Esto debe hacerse para que la tabla no tenga celdas y filas vacías. No se preocupe, sus datos no se mezclarán. ¿Tienes un documento grande? No elimine cada párrafo por separado; automatice el proceso:

    • Presione Ctrl + H. Aparece la ventana Buscar y reemplazar.

    • En el cuadro de búsqueda, ingrese los caracteres "^ p ^ p" (sin comillas). Significan párrafos dobles en una línea. Si la lista está en una fila, escriba "^ p" en su lugar.
    • En la columna "Reemplazar", coloque un signo de separación. Puede ser un "/". ¿Ya está en su documento? Luego elige otro.
    • Haga clic en el botón "Reemplazar todo". El texto se combina? Debería ser así. Observe que ahora, en todas partes, en lugar de párrafos, hay un carácter que especificó.

    Lista de retorno

    ¿Tu lista parece una línea continua? No se preocupe, en esta etapa debería ser así. Pero ahora le devolveremos una mirada más precisa. Trabajamos en la misma ventana:

    • En la sección "Buscar", ingrese el signo de separación que seleccionó antes,
    • En el campo "Reemplazar" escriba "^ p",
    • Presione el botón final.

    Ahora la línea continua se ha dividido en las categorías que necesitamos, en las que los elementos de la lista están separados por comas.

    Guardar

    El formateo ha terminado, ahora queda el último y más importante momento. Debe guardar el documento correctamente para que Excel pueda leerlo y convertirlo más fácilmente. Para hacer esto:

    • En el menú principal, vaya a Archivo - Guardar como,
    • ¿Apareció un cuadro de diálogo? Busque la línea "Tipo de archivo" en la parte inferior, haga clic en la flecha y busque "Texto sin formato" en la lista sugerida.

    Guardar.

    Ir a Excel

    Vaya a Excel y abra el documento que acaba de guardar de la siguiente manera:

    • Seguimos el camino Archivo - Abrir,
    • En el menú "Todos los archivos", especifique texto,

    • En la ventana "Asistente de texto", haga clic en "Siguiente",
    • Entre los delimitadores, seleccione una coma y siga adelante,
    • Defina un formato para cada categoría de su lista y haga clic en Finalizar.

    Eso es todo, el texto debe estar en la mesa. Todo es simple -)

    ¿Cómo convertir una tabla?

    Acabamos de ver la conversión de una lista a formato Excel. ¿Y si necesitamos transferir la mesa? Esto es aún más fácil de hacer.

    • En la esquina superior de la tabla, a la izquierda, aparece un signo más cuando pasa el cursor sobre él con el cursor. Haga clic en él para seleccionar todos los artículos.

    • Copia los datos.
    • Pégalos en un documento de Excel.

    Edición

    La tabla resultante no es del todo ordenada? Por ejemplo, los datos, que deberían estar en diferentes columnas, se encuentran en uno. Excel puede separarlos independientemente. Para hacer esto:

    • Seleccione el área deseada,
    • Abra la pestaña "Datos", luego la sección "Texto por columnas" y haga clic en "Siguiente",
    • En los "caracteres delimitadores", seleccione una coma, espacio u otra opción.
    • "Hecho".

    Sobre este tema, cierro el tema de cómo traducir un documento de Word a Excel, así que escribí demasiado :-). ¿Eres demasiado vago para realizar los pasos anteriores? Traducir datos en línea.

    Por ejemplo, un buen conversor en línea: https://convertio.co/ru/doc-xls/

    No lo describiré, creo que lo descubrirás, tal vez lo recortaré como una publicación separada. Como regla general, el algoritmo de acciones es el siguiente: debe seleccionar el formato de la fuente y el archivo futuro, copiar los datos, hacer clic en el botón convertir y descargar el documento resultante.

    Regrese para nuevas publicaciones si desea comprender más profesionalmente el tema de Excel.

    Importación de datos

    Primero, asegúrese de que todos los datos tengan el mismo formato (la misma fuente, los signos de puntuación, etc.). Esto asegurará la colocación más correcta de los datos importados. Active la visualización de todos los caracteres de formato en la pestaña "Párrafo" haciendo clic en el icono correspondiente. En una lista formateada, encontrará una marca de párrafo al final de cada línea o al final de una línea y una en una línea vacía entre los elementos. Utilizará estos caracteres para insertar caracteres, que luego se moverán a las celdas apropiadas. Si la lista usa un párrafo en una línea vacía entre los elementos, debe eliminarlo; de lo contrario, la importación puede fallar. Para hacer esto, mantenga presionadas simultáneamente las teclas Ctrl + H. En la ventana que aparece, en el campo "Buscar", establezca un carácter especial, por ejemplo, "

    ". Puede encontrar el símbolo de párrafo para reemplazarlo en el menú "más >>" seleccionando el elemento "especial" y en él - "Marca de párrafo". Si ve que el texto tiene un párrafo al final y entre los elementos, seleccione "Marca de párrafo" dos veces. Después de haber completado todas las acciones, haga clic en el botón "Reemplazar todo". Los elementos de la lista procesada se combinarán entre sí.

    Establecer el formato correcto

    Después de configurar la visualización de elementos en líneas secuenciales, debe especificar los datos específicos que se mostrarán en los campos de Excel. Si, por ejemplo, el nombre o la dirección real se indica en su lista en la primera línea, debe reemplazar los caracteres de párrafo restantes (^ p) con una coma (,). Después de eso, serán reemplazados por comas, formateando así líneas específicas en campos separados.

    Como notó, ahora su lista parece una línea continua, que consta de caracteres y letras, dividida en fragmentos por comas. Es necesario devolver la vista de lista a estos datos. Nuevamente, abra la pestaña "Buscar y reemplazar", ingrese el símbolo previamente seleccionado (tenemos "

    ") Y en el campo" Reemplazar con "seleccione la marca de párrafo. Haga clic en el botón "Reemplazar todo".

    El formateo se ha completado y debe guardar el documento como un archivo de texto. Es en este formato que Excel examinará y colocará correctamente los datos entre los campos. En la esquina superior izquierda, seleccione la pestaña "Archivo" y seleccione "Guardar como". En el menú desplegable "Tipo de archivo", seleccione "Texto sin formato". Asigne un nombre a su documento y guárdelo en cualquier unidad. En algunos casos, puede ver la ventana "Conversión de archivos". No hay nada que cambiar, finalice la acción haciendo clic en "Aceptar".

    Vaya a Excel y en la pestaña "Archivo", seleccione "Abrir". Como regla general, la opción "Todos los archivos de Excel" se establece en el menú desplegable. Debe cambiar esta configuración y seleccionar "Archivos de texto". Luego marque su documento. En la ventana que aparece "Asistente de texto", debe ir a la página siguiente haciendo clic en "Siguiente", buscar "Separadores de campo" y especificar una coma allí. Haga clic en el botón Siguiente nuevamente y luego en Aceptar. Si hizo todo correctamente, las categorías separadas de sus datos estarán en diferentes campos. Además a voluntad, puede ajustar los bordes, las fuentes y los rellenos en la tabla.

    Convertir una tabla creada en Word

    También puede convertir datos usando Word y luego transferirlos a Excel. Seleccione todo el texto que desea convertir y, en la pestaña "Insertar", seleccione "Tabla". En versiones más modernas de Word, hay plantillas integradas, por ejemplo, en forma de calendario, matriz o tabla doble. Además, puede dibujar o pegar una tabla de formato Excel en su documento usted mismo. La opción más fácil es seleccionar el número de columnas y filas, que verá de inmediato al abrir el menú "Tabla". Seleccione la tabla usando Ctrl + C, cópiela. Después de eso, abra Excel y marque el campo donde se ubicará la celda superior izquierda de la tabla. Inserte usando las teclas Ctrl + V o seleccione el comando "Pegar" del menú contextual haciendo clic derecho.

    Si los datos importados incluyen varios criterios idénticos al mismo tiempo (nombre de la ciudad, región, código postal), entonces pueden caer en una celda. Sin embargo, Excel le permite realizar la configuración correcta. Primero seleccione la columna a formatear. Busque la pestaña "Datos" y, en ella, "Texto por columnas". Haga clic en el botón "Siguiente" y en el siguiente menú, seleccione la coma y el espacio como el carácter separador. Después de aceptar cambiar los parámetros, aparece una ventana con aproximadamente el siguiente contenido: "Ya hay datos aquí, ¿desea reemplazarlos?" Respondemos Ok y observamos cómo el criterio de una columna se mueve a la siguiente.

    Ambos programas facilitan la creación de tablas y, si es necesario, y la transferencia de información de una a otra sin pérdida de datos. Ahora ya sabe cómo convertir un documento de Word a Excel.

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