Consejos útiles

Cómo escribir correctamente una carta de rechazo

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La capacidad de escribir cartas de rechazo es una de las habilidades más importantes de un empleado de la empresa responsable de las relaciones externas y la correspondencia comercial de la organización. El contenido y la presentación de dicha carta no solo habla sobre la educación y la cultura de su compilador, sino que también forma la imagen y la reputación de la empresa en el entorno empresarial.

¿Cuáles son los motivos de la correspondencia comercial?

Cada empresa que trabaja activamente recibe regularmente cartas con varias ofertas. Esta puede ser una propuesta de cooperación (comercial), para participar en cualquier evento (conferencia, seminario, celebración), etc. Las consultas, quejas, recordatorios, etc. también se distribuyen entre las organizaciones. Por lo tanto, la correspondencia entrante de la empresa puede estar en las decenas, o incluso en cientos de mensajes diferentes que requieren una respuesta.

Cómo hacer un rechazo

La consideración de una carta no garantiza de ninguna manera que el representante de la organización que la recibió esté necesariamente de acuerdo con la propuesta, solicitud o reclamo que contiene. Por el contrario, en muchos casos, los empleados de la empresa escriben rechazos.

Pero para rechazar correctamente, necesitas ciertas habilidades. Es importante no ofender al remitente de la carta con contenido negativo; esto se determina no solo por las reglas de la cortesía comercial básica, sino también por la posibilidad de que en el futuro pueda convertirse en clientes, un cliente o un socio.

Resumen de cartas comerciales

Toda la correspondencia oficial está sujeta a ciertas reglas de compilación. En primer lugar, es necesario recordar que, a pesar de que el contenido de la carta puede ser completamente arbitrario, su estructura y composición deben cumplir con los estándares adoptados en el diseño de documentos comerciales, es decir, dividido condicionalmente en tres partes: el comienzo (apelación y título de la carta), la sección principal y la conclusión (firma y fecha).

El estilo de escritura debe ser restringido, conciso, sin oraciones excesivamente "cargadas", terminología específica compleja. El rechazo debe hacerse lo más correcto posible, la grosería, la blasfemia y otras manifestaciones extremas son inaceptables. Al formar una carta, es necesario tener en cuenta las normas del idioma ruso en términos de cultura del habla, vocabulario, gramática, ortografía y estilística.

Un rechazo puede no estar motivado, pero aún es mejor si la carta indica su razón.

Si la respuesta es detallada y detallada, entonces debe dividirse en párrafos o párrafos, por lo que la percepción del texto se facilita enormemente.

En caso de rechazo, no es necesario cortar el hombro y "quemar puentes", es conveniente dejar el camino para retirarse, es decir, agradecer la atención prestada y expresar la esperanza de la posibilidad de una mayor cooperación. Para hacer esto, puede especificar las condiciones que el destinatario puede cumplir para establecer una relación comercial. Si es posible asesorar a una empresa que también aceptaría la cooperación u otras propuestas expresadas en el mensaje inicial, entonces no se debe descuidar, esto dejará una buena marca en la memoria del destinatario.

En nombre de quien escribir

El rechazo debe escribirse estrictamente a nombre de la persona que firmó la carta inicial. De lo contrario, el rechazo puede no llegar al destinatario o perderse en el flujo de correo entrante. Sin embargo, si no había una firma de una persona específica en la carta de oferta, puede usar la forma neutral de apelación (por ejemplo, en forma de un simple saludo "Buenas tardes").

Carta de fracaso

Una carta puede escribirse a mano (este formato hablará de una actitud especial y cálida hacia el destinatario) o imprimirse en una computadora.

En este caso, está permitido utilizar una simple hoja de papel o un formulario con los detalles de la empresa y el logotipo de la empresa.

Una carta de rechazo se forma en una única copia original, debe estar fechada y numerada (de acuerdo con el flujo de documentos de la empresa). Al mismo tiempo, la información al respecto debe incluirse en el diario de correo saliente, anotando su fecha, número y, brevemente, el contenido. En el futuro, este diario puede convertirse en evidencia de la creación y el envío de un mensaje.

¿Quién debe firmar?

Idealmente, la carta debería ser un autógrafo del director de la organización, pero quizás esto está lejos de ser siempre (y casi completamente excluido en empresas con una gran cantidad de empleados y muchas divisiones estructurales). Por lo tanto, cualquier empleado de la empresa autorizado para crear este tipo de documentación y autorizado para firmar correspondencia puede firmar una carta de rechazo. Puede ser un secretario, abogado, jefe o especialista de un departamento.

Como enviar una carta

Se puede enviar una carta de diferentes maneras, y es mejor elegir la que recibió el mensaje original. El envío a través de la publicación rusa es muy aceptable, pero en este caso debe tomar uno personalizado con una confirmación de entrega, también puede aplicar la transferencia a través de un representante o servicio de mensajería (este método garantiza una entrega más rápida). También es aceptable usar fax, comunicaciones electrónicas e incluso redes sociales o mensajería instantánea (pero solo con la condición de que el remitente de la carta inicial use este método de comunicación).

Cómo rechazar una carta de recomendación

Idealmente, cuando alguien le pide que escriba una carta de recomendación, debe sentirse halagado y entusiasmado por escribir una carta de recomendación. Sin embargo, en realidad, a veces se le puede pedir que escriba una carta de recomendación a una persona que no desea recomendar. Es posible que no conozca a esta persona lo suficientemente bien, o que no piense que él o ella merece una buena carta de recomendación. Cualesquiera que sean las razones de su renuencia a dar una carta de recomendación, hay formas de rechazar una solicitud de manera cortés y profesional.

Posibles dificultades para escribir un rechazo y superarlos

Al compilar una falla, a menudo surgen dificultades que pueden estar asociadas con los siguientes matices:

  • la necesidad de mantener la lealtad del destinatario, ya que está previsto interactuar con él en el futuro como socio o cliente,
  • La importancia de evitar el resentimiento relacionado con el contenido negativo de la carta,
  • la incapacidad de reunirse con el destinatario por razones objetivas,
  • dificultades psicológicas (el autor es desagradable de rechazar en principio).

Para superar las dificultades que han surgido, debe comprender que el fracaso es una práctica laboral normal y un caso ordinario para cualquier negocio. Por supuesto, es imposible responder a todas las ofertas comerciales y aceptar todas las invitaciones. Lo principal es rechazar lo más correctamente posible, y las habilidades de correspondencia comercial pueden ayudar a resolver este problema.

La estructura y el contenido aproximado de la carta de rechazo.

Tomando cualquier muestra de una carta de rechazo, verá que con toda la diferencia en el contenido, su estructura sigue siendo aproximadamente la misma. Incluye 3 partes principales:

  • inicio (título y apelación),
  • sección principal (informativa),
  • conclusión (fecha y firma).

Esta es una estructura universal que se utiliza en el diseño de correspondencia comercial. Es importante tener en cuenta que si en la sección principal planea responder al destinatario en detalle y en detalle, este bloque debe dividirse en párrafos o párrafos. Esto facilitará en gran medida la percepción del texto.

Considere los componentes importantes debido a los cuales su rechazo escrito por usted será correcto, competente, cortés y razonable.

Apelación personal Una carta debe comenzar con una apelación personal al destinatario. En la correspondencia comercial estándar, se recomienda utilizar el nombre y el patronímico:

"¡Hola, querido Petr Petrovich!",

"¡Querida Irina Ivanovna!"

Sin embargo, si responde a una carta sin la firma de una persona específica, puede usar la forma neutral de saludo: "¡Buenas tardes!", "¡Hola!"

Reconocimiento Es importante agradecer al destinatario por su interés en la empresa. En las muestras y ejemplos de cartas de rechazo, se pueden encontrar las siguientes formulaciones:

"Gracias por responder a nuestra vacante"

"Gracias por la información sobre los términos de cooperación",

"Gracias por la invitación a participar en el evento".

Detalles de procesamiento de solicitud del destinatario. Una carta de no cooperación debe indicar que leyó cuidadosamente la información proporcionada anteriormente y tomó una decisión informada. Puede consultar la carta, la respuesta a la que escribe, o mencionar la consideración de los documentos de respaldo adjuntos a la correspondencia. Al mismo tiempo, será útil felicitar la propuesta con la que ha sido contactado. Como ejemplo, puedes usar estas frases:

"Revisamos su proyecto y nos familiarizamos con la documentación técnica ...",

"Estudiamos cuidadosamente la información sobre los servicios ofrecidos por su empresa",

"Su experiencia merece respeto"

"Su cartera incluye muchos casos interesantes"

"La opción de cooperación propuesta nos interesó".

Descargo de responsabilidad La carta debe indicar claramente que rechaza la oferta, y se indican los motivos de tal decisión. Es importante evitar el lenguaje ambiguo. Las siguientes frases pueden usarse como ejemplo de rechazo de una oferta comercial:

"Usted ha propuesto una solución interesante, pero en esta etapa el presupuesto no nos permite implementar dicho proyecto".

"No podemos continuar cooperando con usted, porque en este momento ...",

"Nos vemos obligados a rechazar, porque ..."

Indicación de la posibilidad de una mayor cooperación.. En caso de rechazo, es importante no romper por completo las relaciones con un socio comercial, un posible cliente o buscador de trabajo. En una carta, puede expresar la esperanza de un trabajo conjunto exitoso. En este caso, la mejor opción es escribir bajo qué condiciones puede interactuar en el futuro. Ejemplos de tales formulaciones:

"Consideraremos su candidatura al abrir vacantes"

"Estamos seguros de que podremos cooperar en el futuro cuando lancemos nuevos proyectos".

Firma Por lo general, en virtud de la carta: negativa a cooperar, se firma el jefe de la organización o una unidad estructural específica. En las grandes empresas, dichos poderes también se pueden delegar a algunos empleados comunes que realizan correspondencia comercial con socios comerciales, clientes potenciales, etc.

Estilo de negación

Dicha carta debe estar escrita en un estilo comercial conciso y restringido. Si es posible, se deben evitar la puntuación y las oraciones difíciles de entender. No se recomienda utilizar vocabulario profesional complejo. Una excepción puede ser casos en los que trabaja con el destinatario en el mismo campo y está seguro de que el destinatario comprende la terminología. Para rechazar cualquier cosa, ya sea una invitación a la cooperación o un evento, debe ser lo más correcto posible. Las palabras habladas y groseras son inaceptables, incluso si usted es extremadamente negativo sobre el destinatario o no está interesado en absoluto en los servicios ofrecidos. Es importante escribir una carta correctamente: es imprescindible tener en cuenta las normas del idioma ruso en términos de gramática, estilística y ortografía. Recuerde que la cultura de la escritura afecta la impresión general que el destinatario causará sobre su empresa.

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